Làm việc từ xa: tương lai từ ngay lúc này

Làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích

Theo TS. Hiệp, mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ trên phương diện tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động và giảm thiểu gián đoạn hoạt động, mà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động.

Mặc dù làm việc tại nhà đem lại nhiều lợi ích to lớn, nhưng đa số doanh nghiệp chỉ xem đây là giải pháp tình thế. Theo TS.Hiệp, điều này có thể do một số quan ngại về tính hiệu quả chưa được kiểm chứng của mô hình làm việc tại nhà, như thiếu giám sát nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, năng suất và độ tin cậy cũng thấp, việc trao đổi kém do bị phân tâm hay phải đón nhận quá nhiều luồng thông tin.

Một số giải pháp để làm việc hiệu quả

Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét ý nghĩa chiến lược của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình kinh doanh chiến lược trong dài hạn.

TS. Hiệp đề xuất các bước chuẩn bị sau đây để giúp làm việc tại nhà trở thành mô hình làm việc tích hợp thành công hơn.

Thay đổi tư duy lãnh đạo: thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.

Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: giao tiếp trong nhóm, giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý, không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thường xuyên gián đoạn.

Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa: với những phần mềm cộng tác hết sức phong phú, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt, đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.

Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên: áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức, điều có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.

Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) kịp thời.

Quản lý chi phí: làm việc tại nhà đòi hỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào CNTT nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền Internet nhanh. Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo và các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức một cách vô tình hay cố ý.

Đứng trước bối cảnh Covid-19, chỉ trong thời gian ngắn, Trường đại học RMIT Việt Nam đã thiết lập kế hoạch làm việc từ xa trên quy mô toàn trường và bước đầu triển khai rất thành công. Việc thực hiện kế hoạch này dựa trên một số yếu tố chính. Điều kiện tiên quyết đầu tiên là định hướng của cấp lãnh đạo.

Ban lãnh đạo RMIT cam kết áp dụng mô hình làm việc từ xa cho tất cả nhân viên. Để hiện thực hóa điều này, trường đã cung cấp laptop hoặc cho phép nhân viên mang máy tính bàn về nhà làm để đảm bảo ít bị gián đoạn công việc nhất có thể.

Trường còn đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ đám mây và thiết kế nhóm ảo từ nhiều năm nay, nên trải nghiệm học tập trực tuyến của sinh viên không khác gì với các lớp học trực tiếp. Trường có cơ sở hạ tầng CNTT hoàn chỉnh dựa trên nền tảng đám mây, các ứng dụng Office 365 được tích hợp trên toàn trường để hỗ trợ làm việc nhóm và phần mềm chuyên dụng Canvas để quản lý học tập trực tuyến.

RMIT cũng đã thiết lập được cộng đồng văn phòng và hiện diện ảo. Tất cả cán bộ giảng viên được phân công vào các nhóm theo cấu trúc bộ phận hay phòng ban của họ. Quản lý mỗi bộ phận hay phòng ban sẽ thăm hỏi tình hình nhân viên và chủ trì họp nhóm hàng tuần nhằm đảm bảo mọi người đều cảm thấy kết nối, bất kể họ đang ở đâu. Cấp quản lý sẽ liên hệ với nhân viên suốt tuần để đảm bảo nhân viên có mục tiêu làm việc rõ ràng và hoàn thành trong khung thời gian hợp lý.