Áp dụng bí quyết thành công của doanh nghiệp Nhật Bản cho Việt Nam

Theo một nghiên cứu của tác giả Lê Hoàng Phong, Trường đại học luật TP.HCM, Kaizen và 5S khá đơn giản, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và dễ dàng áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam.

Hiệu quả hơn nhưng không gia tăng chi phí

Quản trị tinh gọn, một điển hình là vận dụng triết lý Kaizen và công cụ 5S, sẽ hữu ích giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực sẵn có mà không đòi hỏi gia tăng chi phí vốn hay các chi phí vô hình khác thông qua việc cắt giảm các lãng phí đang tồn tại, năng lực sản xuất sẽ dần được nâng cao theo thời gian, tạo nên sự phát triển bền vững cho từng doanh nghiệp.

Kaizen là một triết lý quản trị doanh nghiệp nổi tiếng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Kaizen là từ tiếng Nhật được ghép từ “Kai” – “thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” - “tốt hơn”, có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Kaizen là sự tích lũy từ các cải tiến nhỏ tạo thành hiệu quả lớn, và quá trình cải tiến là liên tục với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. 

Kaizen không phải là một công cụ, không phải là một kỹ thuật mà là triết lý quản trị. Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, người quản lý cũng như mỗi cán bộ công nhân viên. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến nhân viên đều được khuyến khích đề xuất cải tiến, dù là nhỏ, xuất phát từ những công việc thường ngày, tận dụng những tài nguyên sẵn có như nhân lực, vật tư, thiết bị mà không cần dùng nhiều tiền của. 

Toyota đã truyền đạt tư tưởng Kaizen lên 264.000 công nhân viên trên toàn cầu, khích lệ họ cải tiến liên tục nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao năng lực sản xuất, giảm giá thành, tăng lợi nhuận. Tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota, dù ở Nhật hay Mỹ, người ta cũng có thể nhìn thấy ý tưởng Kaizen được áp dụng một cách nghiêm túc, triệt để. Trong suốt hơn hai thập kỷ qua, rất nhiều nhà quản lý của Toyota đã nỗ lực không ngừng để cải tiến nhờ triết lý Kaizen. Năm 1999, tại một nhà máy của Toyota ở Mỹ, 7.000 nhân viên đã đề xuất hơn 75.000 sáng kiến, 99% các sáng kiến này được triển khai và đem lại lợi ích to lớn cho Toyota. Cũng theo báo cáo hàng năm, mỗi nhân viên của Toyota đóng góp từ 60 -70 ý tưởng cải tiến một năm. Số liệu thống kê cho biết tổng số ý tưởng cải tiến của toàn thể nhân viên Toyota trong 40 năm là 20 triệu ý tưởng và tỷ lệ ý tưởng được thực hiện là 90%. Thêm nữa, ở Toyota, bất cứ vấn đề nào cũng được nhìn nhận một cách nghiêm túc và giải quyết triệt để, không riêng gì người quản lý, ngay cả 1 công nhân cũng có thể cho dừng toàn bộ dây chuyền nếu phát hiện ra sai sót. Đó là một trong những cách Toyota khuyến khích nhân viên hết mình vì công việc, và là một trong vô vàn cách giúp công ty này vươn tới đỉnh cao quyền lực trong đế chế xe hơi.

Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Khi Kaizen và 5S du nhập vào Việt Nam, nhận thức được lợi ích mà phương thức quản trị mới này mang lại, cùng với sự hỗ trợ của Tổ chức năng suất Châu Á (APO), Trung tâm năng suất Việt Nam (VPC), Trung tâm năng suất Malaysia (MPC), Tổ chức hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) và các tổ chức, trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp khác, Kaizen và 5S đã được triển khai tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa. Số lượng doanh nghiệp mạnh dạn đổi mới, áp dụng quản trị Kaizen và 5S vào quá trình sản xuất và quản lý ngày càng tăng, mang lại hiệu quả nhất định. 

Các doanh nghiệp trong chương trình hỗ trợ đã tiến hành các hoạt động 5S khá bài bản và một số đã đạt được chứng chỉ 5S như: Công ty thủy điện Sơn La, Công ty thủy điện Ialy, Công ty cổ phần vật tư - xăng dầu (COMECO), Công ty TNHH cơ khí chính xác, dịch vụ và thương mại Việt Nam, Công ty cổ phần TRAPHACO, Công ty Phát triển thủy điện Sê San, Công ty thủy điện Đồng Nai, Công ty cổ phần Hanel xốp nhựa, Công ty TNHH Nhật Linh, Công ty cổ phần và ứng dụng công nghệ CNC Việt Nam...

Kaizen và 5S còn được áp dụng trong một số bệnh viện: Bệnh viện truyền máu huyết học, Bệnh viện Từ Dũ, Bệnh viện Trưng Vương TP.HCM, Bệnh viện đa khoa Trung Ương Quảng Nam… đến các bệnh viện tư nhân như: Bệnh viện Hoàn Mỹ Sài Gòn, Bệnh viện quốc tế Phương Châu… Một nghiên cứu được thực hiện tại một số bệnh viện trên thế giới đã chỉ ra rằng, việc áp dụng triết lý Kaizen và phương thức 5S đã làm tăng diện tích lưu trữ thêm 10%, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20%.

Kaizen và 5S cũng được thực hiện trong trường học: Trường cao đẳng nghề công nghệ cao Hà Nội, Trường đại học công nghiệp Hà Nội, Trường cao đẳng nghề kỹ thuật công nghệ TP.HCM, Trường cao đẳng kỹ thuật Lý Tự Trọng TP.HCM, Trường đại học SPKT Vĩnh Long, Trường cao đẳng công nghệ Viettronics, …. 

Bên cạnh những doanh nghiệp nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp, một số doanh nghiệp đã tự mình tìm hiểu và tự triển khai 5S. 

Thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đã thực hiện tốt việc đào tạo và thành lập Ban chỉ đạo 5S và các tiêu chuẩn 5S. Duy trì hoạt động 5S tại các khu vực trong công ty như văn phòng, showroom, nhà kho được thực hiện khá tốt, đặc biệt là với các Seiri, Seiton, Seiso.

Giải pháp áp dụng thành công triết lý Kaizen và công cụ 5S 

Theo tác giả Lê Hoàng Phong, Trường đại học luật TP.HCM, cần thực hiện một số giải pháp về chính sách khuyến khích của nhà nước cho các doanh nghiệp triển khai áp dụng Kaizen và 5S: 

Tăng cường tuyên truyền về lợi ích của Kaizen và 5S: đây một triết lý mới, hướng tới việc hình thành ý thức tự giác, ngăn nắp trong công việc. Áp dụng thành công Kaizen và 5S sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam cắt giảm sự lãng phí, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Quan trọng hơn là luôn hướng tới xây dựng và duy trì ý thức tự giác của từng nhân viên, do đó việc tuyên truyền về lợi ích của Kaizen và 5S là một vấn đề cần thiết. Nhà nước, bên cạnh việc tuyên truyền, nên khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng Kaizen và 5S thông qua các giải thưởng, cổ động để các doanh nghiệp mạnh dạn trong việc áp dụng. 

Hoàn thiện và cụ thể hóa các chương trình hỗ trợ SMEs giúp các doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn và nguồn kiến thức mới: hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) gặp khó khăn về nhiều mặt, trong đó có vốn và công nghệ. Việc hoàn thiện và tăng cường các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp huy động vốn từ ngân hàng với lãi suất thấp là một vấn đề cần được lưu ý. Với nguồn vốn linh hoạt, các SMEs Việt Nam có thể tiến hành học tập và áp dụng những kiến thức hữu ích Kaizen và 5S vào doanh nghiệp mình một các hiệu quả. 

Về phía doanh nghiệp: không phải công ty nào cũng dễ dàng có được sự thành công và đạt được những lợi ích do Kaizen và 5S mang lại. Thành công và thất bại của một công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhưng có thể khái quát một số điều kiện giúp công ty áp dụng thành công Kaizen và 5S: 

-Lập kế hoạch áp dụng Kaizen và 5S phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp: các doanh nghiệp không chỉ cần thời gian, nguồn lực mà cần phải xây dựng chiến lược lâu dài, kết hợp Kaizen và 5S vào chiến lược doanh nghiệp. Một chiến lược lâu dài và được chuẩn bị đầy đủ, chu đáo sẽ giúp đảm bảo việc thực hiện được liên tục. 

-Sự cam kết ủng hộ từ phía lãnh đạo: mọi nỗ lực chỉ có thể được đền đáp một cách xứng đáng nếu lãnh đạo công ty và các cấp quản trị doanh nghiệp cam kết tham gia và giữ vai trò định hướng trong quá trình cải tiến. Người quản trị nên dành thời gian làm việc cùng nhân viên, giúp đỡ và khuyến khích họ phát triển ý tưởng cải tiến. 

- Phổ biến kiến thức Kaizen và 5S bằng các hình ảnh trực quan đơn giản, dễ hiểu giúp toàn bộ người lao động nhận thức rõ ràng: đào tạo là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình cải tiến. Để đạt hiệu quả, nội dung đào tạo phải đổi mới và phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tận dụng sự hỗ trợ từ các trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp hoặc các tổ chức về đào tạo Kaizen và 5S hoặc các chương trình hỗ trợ của nhà nước. 

-Tích cực tiếp cận các chương trình hỗ trợ từ các tổ chức trong nước và ngoài nước: tại Việt Nam, các chương trình hỗ trợ SMEs được các tổ chức trong nước và quốc tế thực hiện nhằm tư vấn, phổ biến các phương pháp quản lý, sản xuất tiên tiến. Một trong những chương trình được đánh giá hiệu quả tại các doanh nghiệp là của tổ chức JICA, cung cấp tình nguyện viên cao cấp Nhật Bản, hỗ trợ về mặt kỹ thuật và phương pháp quản lý, sản xuất, trong đó Kaizen và 5S là một nội dung rất được nhiều tình nguyện viên chú trọng và tư vấn cho các doanh nghiệp. Do vậy, SMEs nên tích cực tiếp cận với chương trình để được hỗ trợ, phát triển thành công Kaizen và 5S trong doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên tận dụng các chương trình hỗ trợ của các trung tâm, tổ chức khác như Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. 

- Xây dựng Ủy ban Kaizen và 5S: Khi thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần có một bộ phận Kaizen và 5S, bao gồm lãnh đạo và quản lý từng bộ phận, uyên thâm về nghiệp vụ và năng lực đào tạo cho nhân viên. Quản lý từng bộ phận sẽ chỉ đạo và đưa ra những kế hoạch phù hợp với điều kiện của bộ phận sao cho mọi nhân viên có thể áp dụng linh hoạt mà vẫn đảm bảo tiến trình, kế hoạch sản xuất.