TP.Hồ Chí Minh triển khai mô hình “Phòng họp không giấy”

TP.HCM triển khai 2 sản phẩm trên là bước tiến quan trọng để hướng đến một nền hành chính công hiện đại, hướng tới mục tiêu chính quyền không giấy tờ.

Theo chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong, các ứng dụng này có tính thiết thực, hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo TP.HCM, lãnh đạo các sở - ban - ngành, quận - huyện; chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND TP.HCM.

Phát biểu tại hội nghị này, Bí thư Thành ủy Nguyễn Thiện Nhân cho rằng: việc triển khai hai ứng dụng trên là một việc làm thiết thực của chính quyền TP.HCM nhằm phục vụ cải cách hành chính; trong tháng 9/2019, TP.HCM sẽ triển khai ứng dụng này đến 31 sở - ngành và 24 quận - huyện; năm 2020 sẽ triển khai hai ứng dụng trên đến các xã - phường trên toàn địa bàn TP.HCM; hệ thống cấp ủy cũng sẽ triển khai đồng bộ như hệ thống chính quyền để đến cuối năm 2020, toàn TP.HCM sẽ áp dụng đồng bộ các ứng dụng này.

Phòng họp không giấy (VNPT e-Cabinet) sẽ giúp đổi mới phương thức làm việc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành của Chính phủ và các sở - ban – ngành, các cấp. VNPT e-Cabinet được xây dựng riêng cho UBND TP.HCM nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của UBND TP.HCM từ cấp thành phố tới cấp xã - huyện. Với VNPT e-Cabinet, các cuộc họp của UBND TP.HCM tới đây sẽ là các cuộc họp không giấy tờ.

Trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Các câu hỏi ý kiến của đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận, qua đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.

Trong mỗi phiên họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số để chuẩn bị trước phiên họp (tài liệu chính, tham khảo, cá nhân, kho tài liệu liên kết bên ngoài), đồng thời có thể kết hợp với các công cụ như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu để việc tra cứu thanh hơn.

VNPT e-Cabinet cũng tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp, như: sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số mobile nhằm tăng cường tính pháp lý… nhằm giúp người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng. Ngoài ra, ứng dụng này còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản ngay trên các thiết bị di động.

Sau phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp sẽ được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng.

Hệ thống Ecabinet được thiết kế và kiểm tra về an toàn thông tin theo tiêu chuẩn cấp độ 4 của Bộ thông tin và truyền thông, có thể đáp ứng cả mục đích quốc phòng và an ninh quốc gia. Toàn bộ hệ thống đã được VNPT triển khai giám sát an toàn thông tin trên hệ thống SIEM Quadar 24/7 của VNPT.

Bên cạnh đó, ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” cũng sẽ giúp UBND TP.HCM nâng cao hiệu quả quản lý và đôn đốc công việc tại các cấp. Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo để giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động.