Những điều cần biết về in ấn từ smartphone

(KHPTO) Khi thiết bị di động ngày càng phổ biến hơn thì việc in ấn trực tiếp từ các máy này cũng là một nhu cầu thiết yếu. Bạn đang cầm điện thoại trên tay và nhận một file đính kèm, nếu bạn có thể mở ra và in trực tiếp luôn thì chẳng phải là thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải gửi sang máy tính hay sao? Cũng có thể bạn là người ít dùng máy tính và dành phần lớn thời gian của mình cho tablet, khi đó máy in không dây lại cần thiết.

Khi nào và vì sao lại cần in từ di động?

Cách đây vài năm, phương tiện làm việc chủ yếu của chúng ta là máy tính. Phần lớn thời gian chúng ta làm việc với công nghệ là thông qua chiếc PC. Nhưng thời thế đã thay đổi, ngày nay chúng ta càng lúc càng dành nhiều thời gian hơn cho điện thoại và máy tính bảng. Một số người dùng thậm chí còn chẳng bao giờ xài PC, mọi việc giao tiếp với thế giới bên ngoài đều được họ thực hiện qua smartphone hay tablet của mình, và chỉ như vậy thôi. Chính vì thế, việc in di động là điều cần thiết vô cùng.

Có thể bạn sẽ nói là nhà tôi có máy tính rồi, cần in gì tôi gửi từ iPad sang máy tính cũng được. Không sai chút nào, nhưng chúng ta lại nói về tính tiện lợi. Việc bạn có thể ra lệnh in ngay trực tiếp trên chiếc điện thoại của mình, so với việc phải tìm cách gửi qua máy tính, mở máy tính lên, chờ khởi động rồi mới in thì theo bạn cái nào nhanh hơn? Công nghệ phải càng lúc càng đơn giản hóa cho cuộc sống, và việc in từ thiết bị di động là một trong những thứ có thể làm điều đó.

Để lấy ví dụ thật cụ thể, mình sẽ kể cho bạn nghe trường hợp của mẹ mình. Bà là một người ít tiếp xúc với công nghệ, thứ duy nhất mà bà sử dụng để vào Internet chính là chiếc iPad. IPad được bà dùng để lên web, check email, xem văn bản của những người khác gửi tới, soạn thảo văn bản cũng trên đó luôn (có dùng bàn phím rời), lâu lâu cũng có xem phim, nghe nhạc và gọi điện cho người thân qua Skype. Tất cả đều chỉ làm trên tablet, không hề có chiếc PC nào can thiệp vào. Chính vì vậy mà khi chưa sắm máy in không dây, mọi việc in ấn mà mẹ cần đều phải forward sang cho mình hết, rất mất thời gian, lại phiền hà tới người khác. Còn khi đã có máy in không dây rồi, mẹ mình có thể tự làm được mọi chuyện. Những thứ mà bà thường hay in rất cơ bản: thư của người thân gửi nhờ mua đồ, vé máy bay online, đôi khi in tài liệu của đồng nghiệp gửi sang, cũng có hôm in luôn cả một trang web hướng dẫn mua đồ đạc...

Và kể từ khi có máy in, mình cũng xài in từ mobile nhiều hơn cả việc in từ máy tính. Thư gửi tới, mình cầm iPhone, iPad và Nexus 6P để đọc, gặp file đính kèm nếu cần thì ra lệnh in không dây thẳng luôn. Chỉ một click là xong, tờ giấy của bạn đã sẵn sàng với nội dung in đầy trên đó. Cái lợi nữa là bạn không phải kè kè ngồi sát bên máy in để cắm dây USB nữa. Lợi ích này cũng to lớn tương tự như cách mà nó giúp chúng ta tiết kiệm thời gian. Cái cảm giác bạn có thể làm được một thứ nhanh hơn 100 lần so với trước đây thật sự rất tuyệt.

Cũng giống như in có dây từ PC, máy in hỗ trợ thiết bị di động cũng chia làm hai loại là in màu hoặc in trắng đen. In màu đắt hơn in trắng đen. Việc này mình sẽ nói kỹ hơn ở phần lời khuyên lựa chọn máy in mobile.

Làm sao vào mạng cho máy in không dây?

Khi bạn mới mua máy in về, bạn sẽ kết nối máy in với máy tính bằng cáp USB để thực hiện những bước thiết lập ban đầu. Trong bước thiết lập này sẽ có mục để bạn giúp máy in truy cập vào Wi-Fi nhà mình, cũng qua bước chọn tên mạng và nhập password giống như điện thoại vậy. Đây là cách mà máy in có thể vào được mạng nội bộ của nhà bạn, và một khi đã vào được thì tính năng in không dây sẽ hoạt động. Chi tiết cách thiết lập thường được ghi kỹ trong tài liệu hướng dẫn sử dụng, bạn nhớ đọc chứ đừng bỏ qua.

Sau khi đã vào mạng xong, điện thoại của bạn sẽ tự động nhận diện những máy in ở trong cùng mạng Wi-Fi. Wi-Fi cũng là kết nối chủ yếu trên các máy in không dây hiện nay. Một số rất ít máy in hỗ trợ thêm Bluetooth nhưng ở Việt Nam mình tìm không có, trước đây đã từng thấy 1 cái nhưng là cho văn phòng lớn chứ không phải cho hộ gia đình hay công ty nhỏ.

In trên di động thì dùng chuẩn nào? Khả năng tương thích ra sao?

Với thiết bị iOS và Mac, chúng sử dụng một giao thức tên là AirPrint để in không dây. Giao thức này hiện được rất nhiều hãng máy in hỗ trợ, như HP, Epson, Samsung, Dell, Kodak, Toshiba, Ricoh, Lexmark, Canon, Brother... Hầu như hễ có in không dây thì sẽ có AirPrint. Bạn có thể phân biệt dễ dàng bằng cách tìm xem máy in của bạn có logo AirPrint hay không. Một số nhà sản xuất in lên hộp hay để trên website của họ. Máy in không dây hỗ trợ AirPrint cũng không quá đắt tiền, sẽ chia sẻ thêm ở bên dưới.

Ngoài ra, bên iOS, các hãng cũng thường cung cấp một ứng dụng để quản lý hay in ấn nhưng chức năng in chỉ giới hạn ở một số file phổ biến, và quá trình chép file cũng rất cực nên mình không bao giờ xài chúng cả. Chủ yếu, ứng dụng cài vào iPhone, iPod chỉ để quản lý máy in xem có chạy tốt không, có hết mực hay chưa mà thôi.

Với máy Android chúng ta có một vài giải pháp:

- In trực tiếp từ Android thông qua các Print Service (tùy hãng)

Print Service là một ứng dụng mà bạn sẽ cài vào điện thoại Android của mình, chỉ áp dụng cho Android 4.4 trở lên. Một service giống như là cánh cửa để Android có thể giao tiếp với máy in của bạn, biết được máy in có thể làm gì và cũng là giao diện để bạn xem lại trang in của mình, chỉnh số giấy, số bản muốn copy... trước khi gửi lệnh sang máy in. Bất kỳ ứng dụng nào trên Android có tính năng in đều sẽ phải hỗ trợ Print Service, điều này có nghĩa là bạn có thể thoải mái in bất kỳ file hay tài liệu nào mà bạn có, chỉ cần trên máy có ứng dụng tương thích. Ví dụ, để in các file .docx, .pptx, .xlsx… thì bạn cần có Microsoft Office hay các ứng dụng văn phòng của Google.

Mỗi hãng sẽ có một Print Service riêng của họ nên bạn có thể sẽ phải lên Play Store download về cài trên smartphone của mình. Ví dụ, mình xài máy in HP thì đi kiếm HP Print Service, còn bạn xài máy in Brother thì đi tìm Brother Print Service. Đôi khi nhà sản xuất in sẵn link cài đặt trong tài liệu hướng dẫn hay in thành mã QR ở đâu đó trên thùng đựng sản phẩm.

In ấn thông qua Print Service là cách tối ưu vì có thể in từ mọi ứng dụng, in mọi thể loại file. Đây cũng là cách mình thường sử dụng hằng ngày với cái máy in HP không dây của mình.

- In thông qua các ứng dụng do hãng sản xuất máy in cung cấp

Những thiết bị Android cũ từ bản 4.0 trở lên đều có thể dùng cách này. Các ứng dụng do hãng sản xuất máy in cung cấp chỉ hỗ trợ in một số định dạng nhất định mà thôi. Dạo sơ sơ qua ứng dụng của HP, Brother, Samsung và Toshiba thì đa phần đều cho phép in ảnh, in file text thô, in website và in các văn bản PDF hay Microsoft Office. Các ứng dụng này tất nhiên cũng được phân phối trên Play Store.

Như đã nói ở trên, Print Service là một "dịch vụ" chạy ở cấp hệ điều hành, cho nên nó sẽ hỗ trợ bất kỳ ứng dụng nào có tính năng in và khả năng gần như là không giới hạn. Chỉ cần bạn tìm được ứng dụng là bạn sẽ in được. Trong khi đó, ứng dụng của hãng đưa ra chỉ đơn thuần là một ứng dụng nên nó bị hạn chế nhiều hơn. Đây cũng là lý do mình không chuộng việc in bằng ứng dụng của hãng, mọi thứ đều nên thông qua Print Service hết, trừ khi bạn chạy Android 4.3 trở xuống.

Với máy in không hỗ trợ in không dây: Google Cloud Print

Đây là một giải pháp cứu cánh khi bạn không có máy in không dây, hoặc máy in không dây của bạn đã quá cũ chỉ hỗ trợ cho PC. Máy in sẽ được kết nối với một máy tính hay một print server nào đó và thiết lập với Google thông qua một trang web, mỗi khi bạn gửi lệnh in thì nó sẽ được gửi lên máy chủ Google trước khi về lại chiếc máy tính của bạn rồi đưa sang máy in. Cách này rườm rà vì phải cần tới máy tính làm phương tiện trung gian.

Còn Windows 10 Mobile thì sao?

Với Windows 10 Mobile, nó sử dụng cơ chế driverless, tức là bạn không cần cài bất kỳ driver nào vào máy của mình, hệ điều hành sẽ giải quyết giúp bạn. Điện thoại của bạn sẽ tự động dò máy in tương thích trong cùng mạng Wi-Fi, nếu có máy hỗ trợ thì bạn sẽ in được. Cách xài cũng khá là đơn giản và tương tự như bên iOS. Lưu ý là tính năng in này chỉ chạy được với các ứng dụng Universal mà thôi. Những ứng dụng Windows Phone 8.1 cũ có thể sẽ không tương thích.

Ghi chú: tính tới giữa năm 2015, có hơn 1.900 máy in đã được Windows 10 Mobile hỗ trợ. Một số máy in cùng model hay khác nhau 1 - 2 đời cũng vẫn được hỗ trợ dù trong danh sách không có tên máy in của bạn.

Dùng được với máy tính không?

Tất nhiên là được! Mình chưa từng thấy máy in không dây nào không hỗ trợ máy tính, và một khi đã hỗ trợ PC thì có luôn cho cả Windows và Mac nên bạn không phải lo lắng gì cả. Thường thì máy in không dây cũng có cả dây cắm USB nữa nên nếu cần thì bạn cứ gắn vào mà in thôi. Trên Windows, việc thiết lập máy in không dây có thể sẽ yêu cầu bạn cài đặt driver ở lần đầu tiên, còn bên Mac thì đa phần là không cần vì Mac có khả năng tự dò máy in mạng rất mạnh.

Mua máy in hỗ trợ in di động cần lưu ý gì?

Để mua máy in thì có nhiều yếu tố cần cân nhắc, nhưng nói riêng về máy in không dây thì bạn nhớ để ý 2 điểm sau:

Hỗ trợ cả Android lẫn iOS: có thể hiện tại bạn chỉ đang dùng iOS, nhưng lỡ sau này bạn chuyển sang dùng Android hay người nào đó trong gia đình chuyển sang dùng thì sao, không lẽ phải mua lại máy in?

In trắng đen hay in màu: vài năm trước, máy in không dây bán chính hãng tại Việt Nam toàn là máy in màu nên không phù hợp cho những bạn nào thường xuyên in văn bản. Ngày nay, máy in không dây có cả hai loại với giá rất phù hợp. Nếu bạn chỉ in tài liệu và màu không quan trọng thì nên chọn máy trắng đen. Bạn có thể tham khảo thêm về in không dây trên các thiết bị di động qua đoạn video tại địa chỉ: http://bit.ly/2a54h0E.