Khắc phục các trục trặc với khoảng cách dòng trong Word 2010

VÕ XUÂN VỸ - voxuanvy2003@gmail.com| 30/08/2012 14:55

Kể từ phiên bản Office 2007, hãng Microsoft đã thiết kế LineSpacing (khoảng cách giữa các dòng chữ) mặc định là 1.5, làm cho khoảng cách giữa các dòng trong văn bản trở nên quá xa và kém thẩm mỹ khi in ấn hoặc trình bày theo thể thức văn bản được nhà nước quy định. Sau đây là hai thủ thuật giúp bạn hiệu chỉnh lại LineSpacing của Office 2007/2010 cho giống với Office 2003 (là 1.0 mặc định).

1. Cách thứ nhất

Bản thân Microsoft Word cũng có các tùy chọn cho phép lưu các thiết lập như là một thiết lập mặc định, do đó, chúng ta có thể sử dụng tùy chọn này để lưu các thiết lập cá nhân thay thế cho các thiết lập mặc định trong Word 2010. Cách thực hiện như sau:

- Khởi động Word 2010.

- Từ giao diện chính của chương trình, bạn chọn thẻ Home sau đó bấm chuột vào nút mũi tên nằm ở góc phải phía dưới trong mục Paragraph để mở cửa sổ có tên là Paragraph.

- Từ cửa sổ Paragraph, bạn chọn thẻ Indents and Spacing sau đó thiết lập các tùy chọn Before, After trong mục Spacing là 0 pt, riêng mục Line spacing là Single. Sau cùng, bấm nút Set As Default để lưu các thiết lập trở thành thiết lập mặc định.

Tiếp theo, bạn có thể thử gõ một vài dòng văn bản để kiểm tra, nếu vẫn còn khoảng cách giữa các dòng, bạn có thể tô khối toàn bộ các đoạn văn bản vừa nhập và chọn mục No Spacing trong khung Styles để lựa chọn sử dụng kiểu trình bày không có khoảng trắng giữa các dòng trong văn bản. Sau cùng, bấm chuột vào nút Change Style (hình chữ A) rồi chọn Set as Default để chọn sử dụng style No Spacing như là một style mặc định.

2. Cách thứ hai

Microsoft Word sẽ lưu các thiết lập mặc định vào một tập tin có tên là Normal.dot. Chính vì vậy, nếu bạn thay đổi bất kỳ thiết lập nào cho tập tin này thì cũng đồng nghĩa với việc Word sẽ áp dụng chúng cho các phiên làm việc tiếp theo. Nhưng trước khi thay đổi, bạn nên sao lưu tập tin Normal.dot vào một nơi nào đó để dự phòng. Sau đó thực hiện như sau:

- Vào menu Start > Run (hoặc Search) sau đó nhập vào đường dẫn C:\Users\[UserName]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates rồi bấm Enter để đi đến thư mục chứa tập tin Normal.dot của Word 2010. Trong đó, [Username] là tên người dùng của máy tính.

- Tại đây, bạn bấm chuột phải vào tập tin Normal.dot rồi chọn Open để xem nội dung của nó bằng Word 2010, lưu ý, bạn không nên bấm đôi chuột bởi vì lệnh đầu tiên trong trình đơn ngữ cảnh là lệnh New (tạo một tập tin văn bản mới). Bạn cũng có thể nhập vào một vài đoạn văn bản để tiện thao tác. Sau khi nhập xong, bạn tô khối toàn bộ chúng rồi chọn thẻ Home rồi bấm chuột vào nút Line and Paragraph Spacing trên thanh công cụ chuẩn sau đó chọn 1.0 (thay vì 1.5). Lúc này, bạn sẽ thấy các đoạn văn bản vừa tô khối sẽ không còn khoảng trống.

- Tiếp theo, bấm chuột vào nút Line and Paragraph Spacing một lần nữa rồi chọn Line Spacing Options... Một cửa sổ có tên Paragraph hiện ra, tại đây, bạn hãy thiết lập các thông số của Before và After trong mục Spacing từ 10 trở thành 0 hoặc 2 (tùy theo nhu cầu), riêng mục Line spacing sẽ là Single. Bấm OK để xác nhận.

- Sau cùng, xóa bỏ tất cả các dòng văn bản mà bạn vừa nhập để thao tác rồi vào menu File > Save (không chọn Save as...) để lưu lại các thay đổi cho tập tin Normal.dot.