Dùng phần mềm trên điện thoại thông minh để nộp hồ sơ cấp phép xây dựng

Với các giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tại quận Bình Thạnh, nhất là tập trung ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý đô thị, trong năm 2016, tỷ lệ giải quyết đúng hạn hồ sơ hành chính tăng dần và từ tháng 10/2016 đến nay tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn lĩnh vực đô thị luôn đạt 100%.

Trước khi áp dụng giải quyết thủ tục hành chính gắn với các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại quận Bình Thạnh, TP.HCM vẫn chưa đạt được như mong muốn, đặc biệt liên quan đến lĩnh vực đô thị. Cụ thể như  vẫn còn hồ sơ hành chính trễ hạn (tỷ lệ đúng hạn chỉ đạt 95%), tỷ lệ hồ sơ trả để bổ túc khá cao (đối với hồ sơ cấp phép xây dựng năm 2015, tỷ lệ này là 47%), người dân phải đi lại nhiều lần; vẫn còn ý kiến phản ánh của người dân về thái độ của cán bộ công chức khi thực thi công vụ, có một vài công chức có biểu hiện nhũng nhiễu, gây phiền hà cho người dân; công tác kiểm tra, giám sát đối với công chức trong quá trình thi hành công vụ chưa chặt chẽ, chưa xác định cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận, công chức khi xảy ra hồ sơ trễ hạn.

Nguyên nhân là do số lượng hồ sơ tiếp nhận nhiều trong khi điều kiện nhân sự, bộ máy còn ít về số lượng và chất lượng, các quy trình giải quyết chưa được khoa học, hợp lý, việc tra cứu hồ sơ lưu trữ mất nhiều thời gian khi thụ lý hồ sơ; việc công khai minh bạch các thủ tục hành chính chỉ ở hình thức niêm yết công khai tại khu vực tiếp nhận và hoàn trả kết quả của UBND quận, nên việc tiếp cận của người dân gặp nhiều khó khăn, chưa hiểu đầy đủ và đúng các nội dung, thành phần hồ sơ; đa số các bản vẽ xin phép xây dựng thường không đảm bảo quy định, phải yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần (do nhiều đơn vị tư vấn thiết kế không nắm vững quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng, thể hiện bản vẽ).

Việc theo dõi, giám sát quy trình giải quyết hồ sơ còn đơn giản, thủ công nên không kiểm soát chặt chẽ được thời gian thực hiện của từng công chức liên quan.

Người dân không thể tra cứu theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ của cán bộ thụ lý, cũng như tra cứu các thông tin về quy hoạch một cách đơn giản và thuận lợi.

Để khắc phục các hạn chế nêu trên và góp phần nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính phục vụ nhân dân, ngay từ đầu năm 2016, Quận đã tập trung đẩy mạnh thực hiện các giải pháp cụ thể trong cải cách hành chính.

Giải pháp là hoàn thiện bộ máy nhân sự về cấp giấy phép xây dựng, ổn định về cả số lượng và chất lượng, giảm áp lực công việc cho công chức làm công tác cấp giấy phép xây dựng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhân dân và các chủ đầu tư xin phép xây dựng; kiểm tra, nhắc nhở thái độ phục vụ của công chức, chấn chỉnh kịp thời khi có phản ánh, tạo sự thuận lợi, hài lòng cho người dân và doanh nghiệp khi đề nghị cấp giấy phép xây dựng.

Ngoài việc niêm yết công khai các thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả, quận cử một chuyên viên của phòng quản lý đô thị tiếp kiểm tra và hướng dẫn về thành phần hồ sơ, cách thể hiện bản vẽ xin phép xây dựng,... cho người dân trước khi nộp vào tại bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả. Do đó, hồ sơ đề nghị cấp phép xây dựng khi nộp vào phần lớn đạt yêu cầu, tỷ lệ hồ sơ xin phép xây dựng trả để người dân chỉnh sửa, bổ túc giảm (từ 47% của năm 2016 xuống còn 10,2% trong năm 2017 và cho đến nay).

Quy trình thụ lý hồ sơ được điều chỉnh khoa học: hồ sơ nhận vào ngày hôm trước thì ngày hôm sau cán bộ thụ lý đi thực địa ngay, biên bản kiểm tra thực địa kết hợp với hướng dẫn hồ sơ được mẫu hóa, cán bộ thụ lý trước khi đi thực địa phải chuẩn bị các tài liệu liên quan.

Ngoài ra, cán bộ thụ lý cũng thường xuyên được bồi dưỡng, cập nhật thông tin về chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc.

Từ tháng 9 năm 2016, quận bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý đô thị. Đây là hệ thống thông tin lĩnh vực đô thị, được xây dựng trên nền tảng công nghệ GIS, với các dữ liệu được số hóa liên thông toàn diện theo chiều dọc đến chiều ngang, từ quận đến phường, phòng ban từ lãnh đạo đến từng phó trưởng các phòng ban và công chức từ quận đến phường. Các ứng dụng đều tạo sự tiện ích cho công dân, công chức và lãnh đạo.

Đối với công dân: người dân tải ứng dụng về điện thoại di động thông qua App Store hoặc CH Play. Ứng dụng có tính năng hỗ trợ người dân sử dụng các dịch vụ công trực tuyến tại phần mềm Bình Thạnh trực tuyến bao gồm:

- Nộp hồ sơ trực tuyến (đối với lĩnh vực cấp phép xây dựng, cấp chứng chỉ quy hoạch, cấp giấy phép đào đường, vỉa hè). Ứng dụng này tạo điều kiện cho người dân nộp hồ sơ trực tuyến dễ dàng chỉ bằng điện thoại thông minh. 

- Tra cứu tình trạng hồ sơ qua mạng hoặc qua tin nhắn điện thoại để hỗ trợ người dân biết tiến độ giải quyết của từng hồ sơ.

- Tra cứu thông tin quy hoạch, chỉ cần cung cấp thông tin phường, số tờ, số thửa thì người dân sẽ có được ngay nhà đất nằm trong quy hoạch gì, lộ giới như thế nào, thay vì phải nộp đơn đề nghị cấp chứng chỉ quy hoạch theo quy trình giải quyết mất 10 ngày.

Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ người dân phản ánh tình trạng vi phạm về vệ sinh môi trường, lấn chiếm lòng lề đường, xây dựng không phép (người dân khi phát hiện vi phạm, chỉ cần chụp ảnh, nhập địa chỉ vi phạm, chọn hành vi vi phạm và thực hiện gửi tin). Trong thời gian 2 tiếng, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra xử lý và phản hồi trực tiếp kết quả trên hệ thống để người dân giám sát.

Đối với cán bộ thụ lý: Hệ thống phần mềm cấp phép xây dựng, cấp phép sử dụng vỉa hè, cấp phép đào đường, cấp chứng chỉ quy hoạch, quản lý xây dựng với các dữ liệu được số hóa, liên thông, thiết kế đơn giản, tiện lợi trên giao diện web, dễ dàng tác nghiệp và có hỗ trợ nhiều tính năng như: nhắc việc khi hồ sơ sắp đến hạn, tra cứu thông tin,... giúp cán bộ thụ lý tác nghiệp mọi lúc, mọi nơi, có thể trao đổi trực tuyến với lãnh đạo, rút ngắn thời gian cũng như giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình thụ lý hồ sơ.

Đối với lãnh đạo phòng: Với công cụ Dashboard trên thiết bị thông minh (smartphone, máy tính bảng), lãnh đạo phòng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ của từng chuyên viên, trao đổi thông tin, đôn đốc nhắc nhở, xử lý công việc kịp thời cũng như tiếp nhận chỉ đạo của cấp trên. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp việc chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, giám sát, trao đổi công việc được dễ dàng, thuận lợi, hiệu quả, sâu sát, kịp thời.

Với các giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính nêu trên, nhất là tập trung ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý đô thị, trong năm 2016, tỷ lệ giải quyết đúng hạn hồ sơ hành chính tăng dần và từ tháng 10/2016 đến nay tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn lĩnh vực đô thị luôn đạt 100%, đã có gần 15.000 người dân tải ứng dụng “Bình Thạnh trực tuyến” về điện thoại để sử dụng, qua đó đã phản ánh hơn 10.000 thông tin vi phạm trật tự đô thị do cơ quan chức năng xử lý, cùng với đó là sử dụng để tra cứu thông tin quy hoạch, lấy số thứ tự xếp hàng tự động, tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ…. Người dân nộp trực tuyến hồ sơ cấp phép xây dựng qua trang web dịch vụ công TPHCM, chiếm tỷ lệ 25,06% thay vì nộp trực tiếp tại tổ tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ quận.