Ai.Office - Phần mềm quản lý văn thư và công tác văn phòng

Ai.Offi ce là tên thương mại của phiên bản phần mềm Docman 6, nhưng vẫn cho nguời dùng cá nhân được sử dụng miễn phí vĩnh viễn giống như Docman 5.3. Vẫn với phong cách thiết kế cũ nhưng Ai.Offi ce mang lại một trải nghiệm khác hẳn bởi giao diện đồ họa đẹp mắt, chức năng phong phú và mạnh mẽ. Đặc biệt, đây là phiên bản được thiết kế cho nhiều người dùng, chạy chia sẻ trên mạng nội bộ, mạng Internet và có sử dụng kỹ thuật điện toán đám mây.

1. Giao diện đồ họa

Ai.Offi ce được AiSofts Groups đầu tư thiết kế đồ họa hết sức công phu. Các nút chức năng lớn, rõ rất phù hợp cho việc hoạt động trên các máy tính bảng. Cửa sổ chính của phần mềm có thể co giãn theo màn hình giúp quan sát dễ dàng. Người dùng có thể tự mình pha màu để biến đổi giao diện theo thẩm mỹ cá nhân. Số lượng skin màu sẽ là rất lớn bởi màu sắc của các thành phần giao diện như cửa sổ, nút bấm, màu nền, màu chữ, màu viền... là do người dùng tự pha từ các màu cơ bản chứ không được thiết kế sẵn để chọn lựa như ở phiên bản cũ.

2. Chức năng

Ai.Offi ce có hầu hết các chức năng cần thiết cho một nhân viên văn phòng hay một nhà quản lý. Nổi bật nhất vẫn là các chức năng sau:

- Quản trị hệ thống: là chức năng cơ bản nhưng đặc biệt quan trọng. Chức năng này được thiết kế để có thể triển khai Ai.Offi ce theo mô hình đa cấp (N-cấp) cho các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức nhiều tầng, nhiều đơn vị phòng ban. Chức năng quản trị cũng cung cấp các công cụ để quản lý cơ sở dữ liệu (Ai.Offi ce sử dụng SQL Server 2000 hoặc cao hơn để lưu trữ thông tin) như tạo thêm cơ sở dữ liệu để lưu trữ fi le đính kèm, phục hồi và sao lưu cơ sở dữ liệu...

- Quản lý công văn: cho phép quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực... Ngoài ra, chức năng bình luận công văn cho phép mọi người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân của mình vào từng công văn hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần. Khác với hầu hết các phần mềm quản lý văn bản vốn chỉ áp dụng được cho 1 cấp, chức năng quản lý công văn trên Ai.Offi ce là một hệ đa cấp (N-cấp) mà ở đó các đơn vị tham gia sử dụng có thể gửi công văn cho nhau. Công văn đi của đơn vị gửi là công văn đến của đơn vị nhận. Cùng 1 công văn, tại các vị trí đứng khác nhau sẽ cho ra hướng đi của công văn khác nhau.

- Quản lý tài liệu: Ai.Offi ce quản lý tài liệu theo hình thức định nghĩa thuộc tính. Mỗi đơn vị tài liệu trên Ai.Offi ce có thể bao gồm nhiều fi le đính kèm, nhiều thông tin hơn. Với tính năng định nghĩa thuộc tính, người dùng có thể tự tạo cho mình các ứng dụng quản lý đơn giản để sử dụng cho mục com đích cá nhân mang tính đặc thù. Đây là một trong những tính năng mới và rất đặc biệt. Chỉ riêng với tính năng này, Ai.Office đã cho phép không chỉ đơn thuần là quản lý tài liệu nữa mà còn cho phép quản lý nhiều loại thông tin khác như Quản lý nhân sự, Quản lý hồ sơ nhà đất, Quản lý khách hàng, Quản lý tài sản, Quản lý phiên bản phần mềm, vv...

- Quản lý hồ sơ: đây là một chức năng rất hay cho phép quản lý thông tin theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian như hồ sơ vụ việc, vụ kiện, vụ án hay quản lý tiến độ dự án... Từ chức năng quản lý hồ sơ, người dùng có thể áp dụng để quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ (như quản lý các số báo phát hành, quản lý các phiên bản nâng cấp của một phần mềm...) hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết rõ thời điểm kết thúc.

- Quản lý công việc: là một trong những chức năng rất mạnh cho phép nhà quản lý điều hành công việc từ xa bằng cách giao việc, chỉ đạo công việc, hướng dẫn thực hiện, giải đáp vướng mắc... Thông qua chức năng này, các nhóm thông tin như công văn, tài liệu được đưa vào xử lý theo luồng và được theo dõi từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc. Người giao việc và người được giao có thể trao đổi fi le tài liệu, trao đổi ý kiến qua lại nhằm tiến tới đích hoàn thành công việc. Nếu triển khai Ai.Offi ce trên môi trường Internet thì nhà quản lý có thể ở bất kỳ vị trí nào vẫn điều hành công việc cùng lúc ở nhiều văn phòng khác nhau mà không gặp một trở ngại gì. Thậm chí, một công việc có thể được giao cho nhiều nhân viên ở các vị trí địa lý khác nhau cùng thực hiện mặc dù những người đó có thể không hề biết mặt nhau.

- Các chức năng tiện ích: mặc dù gọi là chức năng tiện ích nhưng mỗi chức năng này tương đương với một phần mềm hoàn chỉnh. Trong đó gồm: Thảo Luận: được thiết kế giống như Yahoo Messenger. Chức năng này cho phép những người đang đăng nhập Ai.Offi ce chat qua mạng LAN, WAN, Internet với nhau; có thể trao đổi fi le tài liệu cho nhau một cách dễ dàng. Chức năng này cũng có thể được dùng để lãnh đạo chỉ đạo công việc trực tiếp hoặc tổ chức họp trực tuyến khi các thành viên không ở gần nhau. Biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến: tiện ích này cho phép tổ chức các cuộc biểu quyết qua mạng, lấy ý kiến nhận xét... giống như các phần mềm tổ chức bầu cử hiện nay. Lịch công tác cá nhân và lịch đơn vị: tiện ích này giống như phần mềm quản lý lịch công tác cá nhân. Ngoài việc cho phép đặt lịch công tác, ghi chú, ghi nhớ... tiện ích này còn cho phép cài đặt hẹn giờ thông báo trước, trong hoặc sau khi sự kiện trên lịch xảy ra. Ngoài ra, còn nhiều chức năng, tiện ích khác được thiết kế công phu, tỉ mỉ khiến Ai.Offi ce trở thành một phần mềm văn phòng “N trong một” mà hầu như bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng thấy hữu ích khi sử dụng.

3. Cài đặt và sử dụng

Phần mềm được lập trình để hoạt động trên môi trường Net Framework 2.0 nên các máy tính đang dùng Windows 7 hoặc đang sử dụng phiên bản Docman 5.3 chỉ phải cài thêm SQL Server 2000 hoặc sử dụng luôn SQL Express 2005 là đã có thể sử dụng ngay. Phần mềm tích hợp sẵn hệ thống chỉ dẫn ở hầu hết các vị trí, chỉ bằng cách rê chuột qua các thành phần trên giao diện là bảng chỉ dẫn sẽ hiển thị theo với đầy đủ thông tin giải thích, hướng dẫn chi tiết. Để tải phần mềm, bạn vào trang www.aioffi ce.com.vn (trang web chính thức của phần mềm). Tại đây, các thông tin về phiên bản, thư viện phần mềm hỗ trợ, tài liệu hướng dẫn được đăng tải đầy đủ, rất dễ dàng cho việc cài đặt và sử dụng.